Cargos de PCI y renta de equipo: las dos líneas del estado de cuenta que sí puede controlar

Qué es un cargo de PCI y qué no es

PCI DSS es el estándar de seguridad que las redes de tarjetas esperan de todo negocio que acepta tarjetas. Para la mayoría de los comercios pequeños, cumplirlo significa completar un Cuestionario de Autoevaluación — un formulario sobre cómo maneja los datos de tarjeta, no un pago. El PCI Security Standards Council publica el estándar y los cuestionarios; nadie tiene que comprar nada para atestiguar cumplimiento.

La confusión empieza porque dos líneas distintas se llaman ambas "PCI", y no son el mismo cargo.

La diferencia importa, porque una es una multa por papeleo faltante y la otra es un servicio que usted está pagando — y se tratan de forma distinta.

• ·Cargo por incumplimiento de PCI — un recargo que se añade cuando un cuestionario nunca se completó o ya venció. No paga nada; es una multa.
• ·Cargo por programa de cumplimiento de PCI — un cobro mensual por soporte de cumplimiento, escaneo o seguro. Este sí compra algo, lo necesite usted o no.
• ·Ambos suelen cobrarse mensualmente y es fácil pasarlos por alto dentro de un estado de cuenta largo.

Cómo hacer que desaparezca un cargo por incumplimiento

El recargo por incumplimiento se cobra porque falta una atestación — así que la solución es completarla. La mayoría de los procesadores ofrecen un portal para el Cuestionario de Autoevaluación; usted responde con honestidad, y completarlo suele eliminar el recargo del siguiente estado de cuenta por completo.

Un detalle: la atestación vence, normalmente una vez al año, y el cargo regresa en silencio cuando eso pasa. Trátelo como una renovación, no como una tarea de una sola vez. Con algunas plataformas la atestación se gestiona por usted como parte del servicio, y entonces no hay nada que renovar — vale la pena confirmar en cuál de las dos situaciones está.

Un cargo por programa de PCI es otra decisión. Eso es un servicio que le están vendiendo; ahí la pregunta no es cómo eliminarlo, sino si quiere lo que ofrece.

• ·Busque la línea "PCI" en su estado de cuenta y pregunte cuál de las dos es
• ·Si es un recargo por incumplimiento, complete el cuestionario en el portal de su procesador
• ·Agende la renovación anual para que no venza y el cargo no regrese
• ·Revise el siguiente estado de cuenta para confirmar que el recargo desapareció

Por qué la renta de equipo suele ser la línea más cara

La línea más costosa de muchos estados de cuenta tradicionales no es un cargo de procesamiento en absoluto — es una renta de equipo. Vale la pena leerla con cuidado, porque una renta se comporta distinto de cualquier otro cargo de la página.

Las rentas con frecuencia las vende una empresa de arrendamiento aparte, en un contrato separado de su acuerdo de procesamiento. Eso significa que cambiar de procesador no termina la renta, y la renta puede ser no cancelable durante todo su plazo. Muchas incluyen una garantía personal, que puede sobrevivir incluso al cierre del negocio, y el plazo a menudo dura más que el propio equipo que pagó.

• ·Suele ser un contrato aparte con una empresa aparte, no su procesador
• ·A menudo es no cancelable durante todo el plazo, pase lo que pase con su cuenta
• ·Puede incluir una garantía personal que sobrevive al negocio
• ·El plazo con frecuencia dura más que la vida útil del aparato

Rentar o comprar: la comparación de la propia SBA

La Administración de Pequeños Negocios de EE. UU. (SBA) lo plantea con claridad. Rentar necesita menos efectivo o crédito por adelantado y los pagos suelen ser deducibles de impuestos — pero el costo a lo largo del tiempo normalmente es mayor que comprar. Comprar necesita más efectivo por adelantado y usted asume el mantenimiento, pero puede reclamar depreciación y el costo total suele ser menor.

Para un lector de tarjetas en concreto, esa cuenta ha cambiado: los lectores modernos son baratos de comprar de una vez, lo que hace más difícil justificar una renta a varios años que antes. El propio consejo de la SBA es que cada renta se estructura distinto — así que antes de firmar, lea las condiciones de compra final, el plazo y la penalización por cancelación anticipada, y que un abogado revise cualquier cosa que no quede clara.

• ·Rentar: menos efectivo ahora, pagos normalmente deducibles, mayor costo total
• ·Comprar: más efectivo ahora, depreciación, normalmente menor costo total, usted asume el mantenimiento
• ·Antes de firmar: revise la opción de compra, la duración del plazo y la penalización por cancelación anticipada
• ·Consiga la renta completa por escrito y lea las partes que nadie lee

Encontrar ambas líneas en su propio estado de cuenta

No necesita cambiar nada para revisar esto — necesita el estado del mes pasado y unos minutos. Encuentre la línea de PCI y determine si es una multa que puede eliminar o un servicio que eligió. Encuentre la línea de equipo o renta y anote si es de su procesador o de un tercero, y cuándo termina.

Estas dos líneas son independientes de su tarifa efectiva — la única cifra que le dice cuánto le cuesta de verdad aceptar tarjetas. Si también quiere ese número, nuestra calculadora en /effective-rate lo obtiene a partir de sus propios totales sin enviar nada a un servidor.

• ·Ubique la línea mensual de PCI e identifique de qué tipo es
• ·Ubique la línea de equipo o renta
• ·Anote quién tiene la renta — su procesador o una empresa aparte
• ·Anote la fecha de fin de la renta y si el equipo queda suyo después

Si prefiere no revisarlo usted mismo

Mándenos el estado del mes pasado y le marcamos qué líneas se pueden evitar — la multa de PCI, la renta y cualquier otra que no pague nada. Es gratis, no hay nada que firmar, y si su trato actual es justo se lo diremos; pasa con suficiente frecuencia como para que lo tengamos previsto.

Somos distribuidores, así que ganamos solo si usted eventualmente se cambia y procesa. Ese es el sesgo, dicho de frente, para que evalúe el análisis sabiendo de dónde viene.